在当今数字化时代，企业的运营效率和风险管理能力至关重要。对于券商投行项目组、会计师事务所及律师事务所而言，函证业务作为 IPO 审计及年度报告审计中的关键环节，其流程的优化和效率提升成为了行业关注的焦点。传统的函证业务存在诸多痛点，而 AI 技术的应用为函证业务带来了革命性的变革。本文将深入探讨从传统到智能，AI 如何优化函证业务全流程。
在传统模式下，函证的制作通常依赖人工手动填写，不仅耗时费力，而且容易出现数据录入错误。例如，在填写函证金额、公司信息等关键内容时，一旦出现笔误或遗漏，就可能导致整个函证的准确性受到影响，进而影响审计工作的进度和质量。以一家中型会计师事务所为例，每年处理的函证数量达数千份，人工制作函证的过程中，平均每月会出现数十次错误，需要耗费大量时间进行核对和修正。
函证的收发过程缺乏有效的管理机制，从发函到回函，往往难以实时跟踪物流信息。审计人员只能被动等待回函，无法准确掌握函证的状态。这导致回函丢失、延误等情况时有发生，严重影响审计工作的顺利进行。一些大型券商投行在进行 IPO 项目审计时，由于涉及的函证数量众多，且发函对象分散，经常出现函证在物流过程中 “失踪” 的情况，使得项目进度被迫推迟。
传统的函证审核主要依靠人工完成，需要审核人员仔细比对函证信息与底稿数据，过程繁琐且容易遗漏重要信息。同时，对于不符函证的处理也缺乏智能化手段，难以快速准确地识别和处理差异，增加了审计风险。在对一家上市公司进行年度审计时，审计团队在审核函证过程中，由于人工疏忽，未能及时发现一处重要的不符函证，险些导致审计报告出现重大错误。
- 函证模板自定义与批量制作：达观智能函证平台支持函证模板自定义，用户可以根据不同的审计需求，灵活创建个性化的函证模板。这一功能解决了手工作业中模板制作无流通性、无管理性的痛点。同时，平台支持函证批量制作与在线编辑，只需一键操作，即可快速生成大量函证，大大提高了工作效率。以某大型律师事务所为例，在参与一家企业的 IPO 项目时，需要向众多关联方发送函证。以往手工制作函证，需要多名工作人员花费数天时间，且容易出错。使用达观智能函证平台后，工作人员只需根据项目需求自定义模板，然后进行批量制作，短短几个小时就完成了所有函证的制作，且准确性得到了极大提升。
- 基于大语言模型的智能写作：达观自研的曹植大模型，专项赋能金融领域各项任务。在函证生成环节，该模型可根据用户需求自定义模板，批量智能生成函证。无论是 IPO 审计还是年度报告审计，都能满足日常工作场景需求。比如，在处理复杂的金融业务函证时，曹植大模型能够准确理解业务逻辑，生成符合专业要求的函证内容，减少了人工撰写的工作量和错误率。
- 全流程物流管理：达观智能函证平台全流程管理发函、授权、回函过程，实现函证收发规范化、透明化。通过与物流系统的对接，平台支持查阅物流单号、轨迹等重要节点信息，无论是发函还是回函，都能实时跟踪物流状态。审计人员可以随时了解函证的位置和预计到达时间，有效避免了回函丢失的情况。例如，某会计师事务所在对一家制造业企业进行审计时，通过平台的物流追踪功能，及时发现一份重要的回函在运输过程中出现了延误。事务所工作人员迅速与物流公司沟通协调，确保了回函按时送达，保证了审计工作的顺利进行。
- 函件自动切分与智能识别：平台支持一键上传多份函证扫描件，并且能够智能识别用印件 / 回函件扫描件信息，自动切分文件及进行页码异常核查。在处理大量回函扫描件时，该功能大大提高了工作效率。同时，对于同份函证乱序内容，平台也能进行智能切分及结果审核，减少了人工处理的工作量和差错率。以一家大型券商为例，在进行大规模的证券发行项目审计时，每天会收到大量的回函扫描件。使用达观智能函证平台前，工作人员需要花费大量时间手动整理和切分这些扫描件，效率低下且容易出错。使用平台后，自动切分功能让处理时间缩短了 80% 以上，工作效率得到了显著提升。
- 分阶段函证内容审核：达观智能函证平台按阶段拆解审核函证信息，搭建统一平台管理审核工作。审核人员可以方便地查看审核结果，有效降低舞弊风险。在发函前，平台会对函证信息进行自动审核，检查数据的准确性和完整性；回函后，会对回函信息与发函信息进行比对审核，及时发现不符之处。例如，在对一家房地产企业的审计中，平台在审核回函时，发现一处函证金额与发函金额存在差异。通过平台的智能分析功能，迅速定位到差异原因是对方单位录入错误，及时进行了纠正，避免了潜在的审计风险。
- 审核看板管理与不符函证处理：平台支持发函、用印、回函、三章信息审核，支持不同格式文档比对及差异展示。通过审核看板，审计人员可以直观地了解函证审核的整体情况，及时发现异常。对于不符函证，平台支持智能识别不符函证条目、附近手写结论及附件信息，方便快速查阅、修改和复制不符内容至底稿。这一功能大大提高了不符函证的处理效率，减少了审计人员的工作量。比如，在某上市公司的年度审计中，出现了多份不符函证。使用平台的不符函证管理功能后，审计人员能够快速对这些不符函证进行分类处理，将相关信息准确地记录到底稿中，为后续的审计调整提供了有力支持。
某券商在负责一家大型企业的 IPO 项目审计时，面临着函证数量巨大、时间紧迫的挑战。传统的函证业务模式难以满足项目需求，项目进度一度受阻。在引入达观智能函证平台后，情况得到了极大改善。平台的函证模板自定义和批量制作功能，让工作人员在短时间内就完成了数千份函证的制作，且准确性高达 99% 以上。在函证收发管理方面，通过物流追踪功能，及时掌握函证的状态，回函丢失率从原来的 5% 降低到了 1% 以内。审核环节，分阶段审核和不符函证管理功能，帮助审计团队快速发现并解决问题，项目审计周期缩短了 30%，顺利完成了 IPO 项目审计工作，赢得了客户的高度赞誉。
某会计师事务所在进行一家跨国公司的年度审计时，涉及多个国家和地区的函证业务，数据复杂且格式多样。使用达观智能函证平台后，利用其首创的无锚点 OCR 解析技术和领先的 NLP 语义智能分析技术，成功实现了对不同语言、不同格式函证的快速识别和抽取。函证制作一键化和批量处理功能，提高了工作效率。同时，通过审核看板管理，对函证审核过程进行全面监控，有效降低了审计风险。最终，该事务所的年度审计工作质量得到了显著提升，客户满意度大幅提高，为后续业务合作奠定了坚实基础。
AI 技术的应用为函证业务带来了前所未有的变革，从函证的生成、收发管理到审核，全流程实现了智能化优化。达观智能函证平台凭借其强大的功能和技术优势，帮助众多企业和机构解决了传统函证业务的痛点，提高了工作效率，降低了审计风险。随着 AI 技术的不断发展和创新，未来函证业务将更加智能化、高效化。
